Del 5
Succesfaktorer
Boiral klassificerede mere end 75 % af de interviewedes svar på de hvad de afgørende succesfaktorer for akkrediteringen var i fem kategorier som vist i figur 2:
Succesfaktorer for implementering
At vise ledelsesmæssig opbakning og støtte
Tydelig forklaring på årsagen til certificering
Mobilisering af medarbejdere og viden
Tilpasning af standarden til organisationen
Integrering af organisationens mål
Figur 2: Olivier Boiral - Analyse af succesfaktorer
5.1 At vise ledelsesmæssig opbakning og støtte
Hos ELG Utica Alloys var der ledelsesmæssig støtte fra dag ét, som Sarah forklarer
"Jeg har altid fået støtte fra direktørerne. De lod mig passe mit arbejde, men hvis der var udfordringer i organisationen, bakkede de mig op."
Declan og Graham havde også opbakning fra deres respektive direktører fra starten.
Nogle organisationer forsøger at engagere medarbejderne gennem såkaldt “management by walking about” (MBWA). Men Dr. W. Edwards Deming, kendt som faderen til Total Quality Management (TQM)-bevægelsen, skrev allerede i 1982: “MBWA er næsten aldrig effektivt. Årsagen er, at en leder, der går rundt, sjældent ved, hvilke spørgsmål der bør stilles, og ofte ikke bliver længe nok til at få de reelle svar".
En måde at imødegå dette på er at give lederne et konkret sæt spørgsmål, de skal stille, eller bestemte aspekter, de skal holde øje med, når de “går rundt”. Denne tilgang viste sig at fungere for Graham:
"Jeg havde brug for at få lederne ud på fabriksgulvet og ind i laboratoriet for at nedbryde barrierer og synliggøre deres engagement. Derfor indførte jeg ledelsesrunder baseret på skabeloner."
Håndtering af walk abouts i kombination med software betyder, at ledere kan "nudges" via automatiske påmindelser, og at eventuelle resultater fra deres arbejdspladsbesøg kan deles og gennemgås, så der kan iværksættes handlinger.
5.2 Tydelig forklaring på årsagen til certificering
Da Boiral analyserede interviews med medarbejdere (i stedet for ledere), bemærkede han, at nogle medarbejdere "var forvirrede over, hvilken type ISO-standard der var implementeret i deres egen organisation, og om den var relateret til kvalitet, miljø, sundhed eller sikkerhed." At tage sig tid til at forklare formålet med og fordelene ved akkrediteringen er en fordel for medarbejdernes engagement.
Det indrømmer Graham:
"Kommunikation var noget, vi var nødt til at arbejde med. Ledelsens runderinger hjalp. Derefter trak vi medarbejderne ind i arbejdsmiljømøderne. Vi har nu tv-skærme over hele virksomheden med løbende beskeder og opdateringer om alle emner."
En af Boirals respondenter opsummerer: "Det skal præsenteres som en forbedringsproces og ikke som en straf."
"Man skal sælge ideen om, at ISO vil forbedre de ansattes arbejdssituation, og at de vil få gavn af det. Det skal præsenteres som en forbedringsproces og ikke som en straf."
Boiral, 2011
5.3 Mobilisering af medarbejdere og viden
Sarah var glad for den store opbakning fra de fleste af de involverede medarbejdere.
"Medarbejdernes indstilling var fremragende! De kunne se engagementet samt involveringen fra ledere og tilsynsførende. De vidste, at tingene ville ændre sig.
Vi havde brug for deres viden om, hvordan tingene blev gjort, til at foretage passende og tilstrækkelige risikovurderinger og til at udarbejde optimale driftsprocedurer.
Vi giver de folk, der ved, hvordan de skal udføre jobbet, onlineværktøjerne til nemt at udføre risikovurderingerne, men jeg har fortsat ansvaret for at godkende hver enkelt gennem software-løsningen."
For Declan var et af de vigtigste redskaber til at mobilisere medarbejderne den app der blev implementeret til at spotte farer - en app som alle ansatte nu har på deres telefoner.
"Selvom vi tidligere havde sat mål for rapportering af farer, var de papirformularer folk udfyldte svære at håndtere statistisk og ikke særligt informative. Med appen kan alle blive involveret i at identificere og afhjælpe farer, og vi har data til at kortlægge tendenser samt foretage synlige forbedringer af sikkerheden."
Grahams proces startede med træning i sundhed og sikkerhed, og ligesom hos Declan og Sarah prioriterede han medarbejderinddragelse i processen. Boirals forskning bakker op om denne tilgang: "Det vigtigste er at give medarbejderne mere uddannelse og involvere dem i forbindelse med implementeringen af ISO-systemet."
5.4 Tilpasning af standarden til organisationen, ikke det modsatte
Boiral påpeger, at tilpasning af standarden til organisationen - i stedet for at forsøge at revolutionere eksisterende praksis - er "en måde at reducere risikoen for, at ISO-systemet bliver bureaukratiseret og afkoblet fra de interne processer." Hans råd er at "tage sig tid til at undersøge eksisterende procedurer, som kan genbruges."
Sarah oplevede, at det gjorde det nemmere at have alle procedurer og politikker samlet ét sted.
"Da jeg startede, kunne jeg ikke få adgang til politikkerne fra ét sted, hvis jeg opholdt mig kun få kilometer væk. Nu kan jeg få adgang til politikker for England, mens jeg opholder mig på et andet kontinent!"
Declan er enig i, at anvendelsen af standarden skal passe til organisationens behov, og han er i gang med at se på, hvordan man kan inddrage flere af de "interesserede parter", der henvises til i ISO 45001.
"Vi har set fordelene ved forbedret farerapportering blandt vores egne medarbejdere, og vi ser nu på, hvordan dette kan udvides til at omfatte entreprenører."
"Tilpasning og fleksibilitet udgjorde 14 % af udsagnene om afgørende succesfaktorer... en måde at reducere risikoen for, at ISO-systemet bliver bureaukratiseret og afkoblet fra den interne praksis."
Boiral, 2011
Graham oplevede også – som nævnt tidligere – at adgangen til ressourcer var en udfordring i begyndelsen, fordi organisationen samtidig gennemgik andre forandringer. Boiral anbefaler, som allerede anført, her en længere tidshorisont, når ressourcerne er knappe, så processen kan blive en kollektiv læringsoplevelse med plads til at afklare både omfang og mål. På den måde kan man samle medarbejderne om sagen og opbygge et effektivt team til at implementere systemet.
5.5 Integration af organisationens grundlæggende mål
For alle vores bidragydere er et af de grundlæggende mål at forebygge skader på medarbejdere og alle andre, der påvirkes af deres arbejde. Graham giver et eksempel på, hvordan opbygningen af et akkrediteret arbejdsmiljøledelsessystem, understøttet af en softwareløsning til at overvinde administrative byder, har bidraget til at nå dette mål.
"Risikoen ved manuel håndtering er blevet reduceret, og vi har nu en bedre adskillelse mellem fodgængere og trafik."
Declan forklarer, hvordan ISO 45001 har været et godt match for en anden væsentlig prioritering hos McAleer & Rushe.
"ISO 45001 lægger mere vægt på medarbejderdeltagelse, og det har altid været en del af den måde, vi gør tingene på her."
